Como montar um inventário de licenças de software

Um roteiro para descobrir quais ferramentas a empresa paga, quem responde por cada uma e quantas licenças estão sem uso.

Antes de cortar gastos com software, é preciso saber o que a empresa contrata, quanto paga e quem usa cada ferramenta. Este roteiro serve para um primeiro inventário; em empresas maiores, vale dividir o trabalho por área.

Passo a passo

• Exporte do financeiro as cobranças recorrentes dos últimos 12 meses, inclusive as de cartão corporativo.
• Para cada ferramenta, registre o responsável, o plano, o número de licenças e a data de renovação.
• Peça ao administrador de cada ferramenta a lista de usuários e a data do último acesso de cada um.
• Cruze essa lista com as pessoas que saíram da empresa ou mudaram de função.

O que procurar

Licenças de pessoas que já saíram, ferramentas com a mesma função contratadas por equipes diferentes e planos acima do que o uso exige. Registre cada item com o valor mensal, o responsável e a ação: manter, reduzir, trocar de plano ou cancelar.

Como manter atualizado

O inventário perde valor se não for revisado. Defina quem atualiza a lista, inclua a retirada de licenças no processo de desligamento e revise o uso antes de cada renovação. No serviço de governança, fazemos esse acompanhamento com a sua equipe.